Müssen Erzieher die Verpflichtung auf den Datenschutz unterschreiben – was ist, wenn sie sich weigern?

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Auch in einer Kita werden Daten erhoben und verarbeitet – nicht nur vom Büro, wo die Verträge liegen, sondern auch und gerade tagtäglich von den Erziehern, z.B. für die Dokumentation, das Sprachlerntagebuch oder die Pinwand.

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Sämtliche mit und bei der Datenverarbeitung beschäftigte Personen – egal ob festangestellt oder im Praktikum, Aushilfe oder Auszubildende – sind bei Aufnahme der Tätigkeit auf das Datengeheimnis zu verpflichten, § 5 BDSG:

Den bei der Datenverarbeitung beschäftigten Personen ist untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis). Diese Personen sind, soweit sie bei nicht-öffentlichen Stellen beschäftigt werden, bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis zu verpflichten. Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fort.

Hierzu gehören auch Personen, die eine tatsächliche Möglichkeit des Zugangs zu personenbezogenen Daten haben – ob berechtigt oder nicht, ist dabei erstmal nicht relevant. In vielen Kitas findet sich zum Beispiel die kindbezogene Entwicklungsdokumentation unverschlossen im Gruppenraum und zu diesem hat auch die Putzkraft Zugang.

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Aber wie sieht das nun genau aus und was muss der Kitaträger beachten?

Zunächst mal hat die Verpflichtung auf das Datengeheimnis gar nichts mit der heute in fast jedem Arbeitsvertrag geregelten Verschwiegenheit zu tun – diese bezieht sich nämlich auf Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, während das Datengeheimnis die personenbezogenen Daten von Mitarbeitern, Vertragspartnern sowie den betreuten Kindern nebst Familie (im weitesten Sinne) umfasst. Unabhängig davon ist die Einhaltung des Datengeheimnisses aber zumindest eine arbeitsvertragliche Nebenpflicht und eine Verletzung kann auch arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Die Verpflichtung endet nicht mit dem Ende des Arbeitsvertrags, sondern reicht natürlich darüber hinaus.

Die Belehrung sollte sich individuell auf den jeweiligen Arbeitsplatz und die dort erhobenen Daten und Datenerhebungsmethoden beziehen und auf einem beigefügten Merkblatt zum Nachlesen die relevanten Normen enthalten.

Eine Form ist für die Verpflichtung nicht vorgeschrieben. Es kann also tatsächlich sogar mündlich erfolgen. Aus Nachweisgründen empfiehlt es sich aber immer, die Belehrung auch schriftlich durchzuführen und sich von den jeweiligen Personen mit Unterschrift bestätigen zu lassen. Das Datengeheimnis gilt aber selbstverständlich auch dann, wenn sich der Arbeitnehmer z.B weigert, die Belehrung mit seiner Unterschrift zu bestätigen. Die Belehrung sollte dann mündlich mit Hinweis auf Folgen des Verstoßes erfolgen und ein entsprechender Vermerk hierüber in die Personalakte aufgenommen werden.

Kann ein Nachweis über die Belehrung nicht erbracht werden, kann die Aufsichtsbehörde dies rügen und zur Belehrung verpflichten.

Schlimmer sieht es da bei einem Verstoß gegen das Datengeheimnis aus: Dies kann eine Ordnungswidrigkeit darstellen, die mit einem empfindlichen Bußgeld bedroht ist – und zwar für den Träger oder den Beschäftigten. Spaßen sollte man bei diesem Thema also eher nicht.

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von Rechtsanwältin Nele Trenner

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Datengeheimnis in der Kita
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