Die Entwicklungsdokumentation – wer darf wann warum reinschauen und welche Rechte haben die Eltern?
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Dass Kitas und Kindertagesstätten die Entwicklung der ihnen anvertrauten Kinder dokumentieren, sei es in Form eines Sprachlerntagebuchs, einer Sammelmappe mit Bildern, Fotos und Notizen von kleinen Beobachtungen, eines „Ich-Buchs“ oder ähnlichem, hat sich inzwischen durchgesetzt. Denn Kitas sind eben nicht nur Verwahranstalten – ErzieherInnen sollen die Kinder liebevoll betreuen, erziehen und bilden. Ganz wichtig ist auch der Spracherwerb, um einen reibungslosen Übergang zur Schule für alle Kinder zu ermöglichen und gleiche Startchancen zu schaffen.

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Dass diese Dokumentation während der Kitazeit dort verbleibt, ist durchaus praktisch, denn so haben die Erzieher und auch die Kinder ständig Zugriff darauf.

Aber was ist beim Kitawechsel oder dem nächsten Entwicklungssprung: der Einschulung? Wer darf dann unter welchen Voraussetzungen in die Dokumentation schauen, wem gehört sie, wer darf sie nutzen?

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16 verschiedene Kitagesetze haben diese Frage entweder gar nicht, ein bißchen oder doch erstaunlich umfassend geregelt.

Mal schauen:

Im BayKiBiG findet sich zwar was zum Datenschutz, zur Dokumentation und deren weiterer Verwendung jedoch nichts. Allenfalls kann die Dokumentation unter den Art. 28a BayKiBiG fallen, wonach all die personenbezogenen Daten erhoben und genutzt werden dürfen, die zur Vertragserfüllung erforderlich sind oder in deren Nutzung der Betroffene eingewilligt hat.

Da der Betreuungsvertrag aber natürlich auch und vordergründig die Bildung und Entwicklung des Kindes umfasst, gehören personenbezogene Daten aus der Dokumentation auch zu den notwendigen Materialien zur Vertragserfüllung.

Wo ist noch was dazu geregelt?

Im Hamburger KiBeG findet sich eine Regelung zu Sozialdaten (=personenbezogene Daten, die von sozialrechtlichen Leistungsträgern zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben gesammelt und gespeichert werden.) und verweist zu deren Schutz auf die entsprechenden Regelungen in SGB VIII und X.

Schleswig-Holstein hat in seinem KitaG ebenfalls eine Regelung, wonach personenbezogene Daten von Kindern (und Sorgeberechtigten) zur Erfüllung des Betreuungs-, Erziehungs- und Bildungsauftrags erhoben und verarbeitet werden dürfen. Hierunter fällt auch die Entwicklungsdokumenation.

Richtig ausführlich macht es Mecklenburg-Vorpommern, dort heißt es in § 1 Abs. 5 KiFöG M-V:

Grundlage der individuellen Förderung ist in allen Altersstufen eine alltagsintegrierte Beobachtung und Dokumentation des kindlichen Entwicklungsprozesses. Spätestens drei Monate nach Eintritt des Kindes in den Kindergarten erfolgt regelmäßig eine Beobachtung und Dokumentation auf Basis landesweit verbindlich festgelegter Verfahren. Entsprechendes ist für die Förderung in Kindertagespflege anzustreben.

Die Ergebnisse sind auch Gegenstand von Entwicklungsgesprächen mit Personensorgeberechtigten. In einem Entwicklungsgespräch im Jahr des voraussichtlichen Eintritts des Kindes in die Schule sind die Personensorgeberechtigten über die Ergebnisse der Förderung nach Absatz 3 Satz 1 und 2 sowie über eine weitere Nutzung der Ergebnisse der Beobachtung und Dokumentation gemäß den Absätzen 5 und 6 in der Schule sowie über das Erfordernis ihrer Einwilligung zur Datenübermittlung an die Schule zu unterrichten.

Für die Unterrichtung der Personensorgeberechtigten nach Satz 5 und die Einwilligung zur Datenweitergabe ist ein amtlicher Vordruck des fachlich zuständigen Ministeriums zu verwenden.

Die Ergebnisse der Beobachtung und Dokumentation werden mit der schriftlichen Einwilligung der Personensorgeberechtigten mit dem amtlichen Vordruck den Grundschulen sowie den Horten zur Verfügung gestellt und von diesen in die weiterführende individuelle Förderung einbezogen. Die Einwilligung ist ein Jahr aufzubewahren und anschließend datenschutzgerecht zu vernichten.

Willigen die Personensorgeberechtigten nicht in die Datenübermittlung ein, ist die Dokumentation ein Jahr, nach dem das Kind die Kindertageseinrichtung oder die Kindertagespflege verlassen hat, datenschutzgerecht zu vernichten.

In Brandenburg, Berlin, Bremen, Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Thüringen und Baden-Württemberg findet sich zur Datennutzung durch freie Träger nichts Spezifisches.

Wo aber nichts geregelt ist, gelten die Grundsätze des Datenschutzrechts. Danach dürfen die Daten erhoben, gespeichert und genutzt werden, die zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Dazu gehört auch die Dokumentation, denn die Bildung und die entsprechende „Fortschrittsanzeige“ in Form von Einschätzungen, Bildern, Fotos usw. sind primäre Aufgabe von Kindertageseinrichtungen.

Sobald dieser Zweck aber wegfällt – durch Wechsel der Einrichtung oder auch Einschulung – sind die Daten nicht mehr erforderlich. Sie sind dann entweder zu vernichten oder dem Betroffenen herauszugeben. An Dritte dürfen sie grundsätzlich nicht herausgegeben werden, sofern es hierzu keine gesetzliche Ermächtigung oder Einwilligung gibt.

Eine Weitergabe an die zukünftige Schule oder Wechselkita ist also grundsätzlich unzulässig, sofern keine Einwilligung der Eltern vorliegt.

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von Rechtsanwältin Nele Trenner

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Entwicklungsdokumentation – wer wie was, wieso weshalb warum?
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