Kündigung im Kita-Team: Elternbrief, Aushang im Flur oder Info in der Dienstbesprechung: Wie viel dürfen Träger und Kita-Leitung eigentlich über das Ausscheiden einer pädagogischen Fachkraft sagen? Eine Landesdatenschutzbehörde hat dazu in ihrem Tätigkeitsbericht klare Leitlinien formuliert – und Verwarnungen ausgesprochen. Wir übersetzen die Vorgaben in den Kita-Alltag in Krippe, Kita und Hort.

Die Situation kennt jede Kita-Leitung: Eine Erzieherin verlässt die Einrichtung – gekündigt oder selbst gekündigt. Im Team brodelt die Gerüchteküche, die Eltern fragen an der Garderobe nach, die Bezugskinder brauchen eine Erklärung. Also wird in der Teamsitzung „reiner Tisch gemacht“: Man erklärt, warum die Kollegin geht.

Genau hier beginnt das datenschutzrechtliche Problem. Die Datenschutzaufsicht hat vier typische Konstellationen ausgewertet, die sich fast eins zu eins auf Kitas übertragen lassen:

  1. Es wird nur mitgeteilt, dass jemand gekündigt hat oder gekündigt wurde – teilweise sogar, bevor die betroffene Person selbst die Kündigung erhalten hat.
  2. Es wird auf betriebsbedingte Gründe verwiesen (in der Kita etwa: Gruppenschließung, Rückgang der Kinderzahlen, Auslaufen einer Förderung).
  3. Es werden – mehr oder weniger detailliert – Leistungs- oder Verhaltensgründe genannt. Beispielformulierung aus dem Bericht: „aufgrund unüberbrückbarer Differenzen … Frau XY ist ab sofort freigestellt“.
  4. Es werden gesundheitliche Gründe offengelegt – im Bericht etwa der Vorwurf, die Person sei mehrfach alkoholisiert im Dienst angetroffen worden.

Die Träger begründeten das regelmäßig damit, man wolle Spekulationen im Team beenden, den Betriebsfrieden sichern – und handele letztlich doch sogar im Interesse der ausgeschiedenen Person. Diese Argumentation trägt datenschutzrechtlich nicht.

Was Träger mitteilen dürfen – und was nicht

Dass überhaupt informiert wird, ist zulässig. Der Träger hat ein berechtigtes Interesse daran, das Team über das Ausscheiden einer Fachkraft zu unterrichten, weil für den Betrieb der Einrichtung diverse Dinge beachtet und geplant werden müssen – Dienstplan, Gruppenzuordnung, Bezugserzieher:innensystem, Übergaben und Elternkommunikation hängen daran. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) oder f) DSGVO.

Entscheidend ist aber der Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Mitgeteilt werden darf nur, was für diesen Zweck erforderlich ist:

Zulässige Information: dass eine Beschäftigte die Einrichtung verlässt – und zu welchem Zeitpunkt.

Nicht zulässigmicr ist dagegen die Nennung der Kündigungsgründe – weder schriftlich im Aushang oder Newsletter noch mündlich in der Dienstbesprechung. Das gilt ohne Einwilligung der betroffenen Person ausnahmslos für Gründe, die ehrenrührig sind oder einen Bezug zur Gesundheit haben (z. B. Suchterkrankungen, psychische Belastung, Long-Covid-Folgen, Schwangerschaftskomplikationen).

Auch scheinbar neutrale Formulierungen helfen nicht weiter. Die Aufsichtsbehörde stellt ausdrücklich klar: Selbst „unüberbrückbare Differenzen“ ist geeignet, das Ansehen der betroffenen Person zu beeinträchtigen – und für die Information des Teams schlicht nicht erforderlich. Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Beschäftigten geht den betrieblichen Interessen des Trägers vor.

Der wirksame Weg gegen die Gerüchteküche

Die Sorge der Leitungen ist nachvollziehbar: Wenn eine Erzieherin von heute auf morgen weg ist, entsteht Unruhe – gerade in Zeiten von Fachkräftemangel, Kita-Schließungen und angespannter Finanzierung fürchten Mitarbeitende schnell um den eigenen Arbeitsplatz und orientieren sich vielleicht neu, bevor eine befürchtete betriebsbedingte Kündigung kommt.

Die Datenschutzaufsicht liefert dafür die datenschutzkonforme Lösung: Es genügt, über das Ausscheiden zu informieren und gleichzeitig klarzustellen, dass Restrukturierungen abgeschlossen sind und kein betriebsbedingter Personalabbau droht.

Über strukturelle Veränderungen dürfen Sie das Team im Übrigen auch dann informieren, wenn die Beschäftigten daraus zwangsläufig auf betriebsbedingte Kündigungen schließen können – etwa wenn eine Krippengruppe geschlossen und das gesamte Gruppenteam betroffen ist.

Musterformulierung für die Teamsitzung oder den internen Aushang:

„Frau M. wird unsere Einrichtung zum 31. August verlassen. Die Gruppenleitung der Käfergruppe übernimmt ab dem 1. September Herr K. Zu den Hintergründen der Beendigung können und dürfen wir keine Auskunft geben. Weitere personelle Veränderungen sind nicht geplant.“

Dieser letzte Satz ist der eigentliche Hebel. Er nimmt die Angst aus dem Team, ohne ein einziges personenbezogenes Detail preiszugeben. Und die Aussage „Wir dürfen dazu nichts sagen“ ist keine Ausflucht, sondern schützt am Ende jede einzelne Fachkraft im Team – jede von ihnen könnte morgen die betroffene Person sein.

Timing: Erst der Zugang der Kündigung, dann die Information

Ein Punkt, der in der Praxis regelmäßig übersehen wird und in Kitas besonders häufig vorkommt, weil die Wege kurz sind: Vor Zugang der Kündigung darf niemand informiert werden.

Wer die Belegschaft über das Ausscheiden einer Fachkraft unterrichtet, bevor dieser die Kündigung überhaupt zugegangen ist, offenbart personenbezogene Daten unzulässig. Ein Informationsbedarf entsteht nach Auffassung der Aufsichtsbehörde frühestens mit Zugang der Kündigung.

Für die Praxis heißt das: Kündigung zustellen (Einwurf-Einschreiben, Bote, persönliche Übergabe mit Zeugen), Zugang dokumentieren – und erst danach Dienstplan, Teamverteiler, Gruppenaushang und Elterninformation anpassen. Auch das vorschnelle Löschen aus dem Team-Foto an der Eingangstür oder das Umschreiben der Gruppentafel kann eine faktische Vorab-Information sein.

Auch mündliche Aussagen sind Datenverarbeitung

Ein weit verbreiteter Irrtum bei Trägern lautet: „Gesagt ist gesagt – das kann datenschutzrechtlich nicht sanktioniert werden.“ Das stimmt nicht.

Gerade für den Beschäftigtendatenschutz bei privaten Trägern gilt jedoch § 26 Abs. 7 BDSG: Danach liegt eine Datenverarbeitung auch dann vor, wenn personenbezogene Daten – einschließlich besonderer Kategorien wie Gesundheitsdaten – verarbeitet werden, ohne in einem Dateisystem gespeichert zu sein oder gespeichert werden zu sollen. Bei öffentlichen Trägern greifen die entsprechenden landesdatenschutzrechtlichen Regelungen, die den Anwendungsbereich in gleicher Weise erweitern.

Die mündliche Bemerkung in der Dienstbesprechung, im Pausenraum oder im Gespräch mit dem Elternbeirat ist damit rechtlich genauso angreifbar wie der schriftliche Aushang.

Sonderfall Kita: Die Elternkommunikation

Der Tätigkeitsbericht betrifft die Information der Belegschaft. In der Kita kommt eine zweite Ebene hinzu, die es in vielen anderen Branchen nicht gibt: die Eltern.

Für sie gilt der Maßstab noch strenger. Eltern sind kein Teil der Trägerorganisation. Sie haben zwar – teilweise nachvollziehbar – ein großes Interesse daran, zu erfahren, wer beim Träger beschäftigt ist oder warum ein Arbeitsverhältnis endet. Ihr berechtigtes Informationsinteresse beschränkt sich jedoch auf das, was die Betreuung ihres Kindes betrifft – wer künftig Bezugserzieher:in ist, wer die Eingewöhnung begleitet, wer im Frühdienst ansprechbar ist. Gründe für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses gehören grundsätzlich nicht in einen Elternbrief, in die Kita-App, in eine Elternabend-Präsentation oder in ein Gespräch mit dem Elternbeirat.

Auch hier gilt: Personelle Veränderung benennen, Vertretung benennen, Punkt.

Checkliste für Träger und Kita-Leitungen

  • Zugang zuerst: Keine Information an Team, Eltern oder Kooperationspartner vor Zugang der Kündigung.
  • Nur das Ob und das Wann: Ausscheiden und Zeitpunkt – keine Gründe, keine Andeutungen, keine „unüberbrückbaren Differenzen“.
  • Gerüchte aktiv abfangen: Aussage ergänzen, dass keine weiteren personellen Veränderungen anstehen.
  • Empfängerkreis prüfen: Gesamtes Team, betroffene Gruppe, Eltern, Kooperationspartner, Jugendamt – jeweils gesondert fragen, wer die Information wirklich braucht.
  • Gesundheitsdaten sind tabu: Suchterkrankung, psychische Erkrankung, Fehlzeitengründe – niemals ohne ausdrückliche Einwilligung.
  • Mündlich = schriftlich: Leitungskräfte und Fachberatung entsprechend schulen, § 26 Abs. 7 BDSG beachten.
  • Einwilligung als Ausnahme: Möchte die ausscheidende Fachkraft selbst, dass Gründe kommuniziert werden (z. B. Umzug, Studium, Elternzeit), holen Sie das schriftlich ein – dann ist die offene Kommunikation zulässig und oft sogar wünschenswert.
  • Verfahrensverzeichnis und Schulung: Nehmen Sie den Prozess „Ausscheiden von Beschäftigten“ in Ihre Datenschutzdokumentation auf.

Fazit

Die Datenschutzaufsicht hat in den ausgewerteten Fällen Verwarnungen ausgesprochen. Für Träger von Krippe, Kita und Hort bedeutet das ein konkretes Haftungsrisiko – neben möglichen Schadensersatzansprüchen der betroffenen Fachkraft nach Art. 82 DSGVO und arbeitsrechtlichen Folgen wegen Verletzung des allgemeinen Persönlichkeitsrechts.

Die gute Nachricht: Die Regel ist einfach. Sagen Sie, dass jemand geht und wann. Sagen Sie nie, warum. Und sagen Sie dazu, dass niemand sonst gehen muss.

Sie haben Fragen zum Beschäftigtendatenschutz in Ihrer Einrichtung oder benötigen eine externe Datenschutzbeauftragte für Ihre Kitas? Sprechen Sie uns an.

Dem Team die Kündigungsgründe mitteilen – das muss doch wohl noch möglich sein!