Was Sie schon immer über Datenschutz im Kitaalltag wissen wollten
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Bestimmte Fragen tauchen einfach immer wieder in unseren Seminaren, aber auch in der Praxis auf, andere sind eher selten, deswegen aber nicht weniger spannend. Diese Rubrik wird regelmäßig erweitert, nicht nur mit neuen Fragen und Antworten, sondern auch mit Verweisen auf längere Artikel oder Podcasts zu bestimmten Themen.

I. Fotos

  1. Dürfen Fotos auf dem Privathandy/-fotoapparat gemacht werden? Gar nicht so einfach. Der Träger ist die sogenannte verantwortliche Stelle, welche die Einhaltung des Datenschutzes kontrollieren und sicherstellen muss. Dazu gehört aber auch die Datensicherheit, also die Einhaltung von Maßnahmen, um die Daten zu sichern. Im Fall des privaten Telefons müsste der Träger also prüfen, ob auch tatsächlich niemand aus der Familie der Erzieheri oder des Erziehers abends Zugriff auf das Telefon hat und ob das Telefon mit einem Passwort geschützt und die Daten verschlüsselt sind. Alles ziemlich aufwändig, so dass wir regelmäßig empfehlen: Nein, keine Fotos mit privaten Geräten. Schaffen Sie sich ein Kitahandy an, mit dem dann auch die Eltern ggf. auf Ausflügen erreicht und mit dem Fotos gemacht werden können und vor allem: welches zum Feierabend verschlossen wird, so dass niemand Unbefugtes an die Daten gelangt.
  2. Was muss ich bei einer Einwilligung beachten? Eine Einwilligung hat – um wirksam zu sein – vier Grundpfeiler: Information, Freiwilligkeit, Widerruflichkeit, Nachweisbarkeit (Schriftlichkeit). Zunächst muss also der oder die Betroffene, der einwilligen soll, über den Zweck der Datenerhebung umfassend(!) informiert werden. Sodann muss seine Einwilligung freiwillig erfolgen, die Verweigerung darf also keine rechtlichen Nachteile für ihn haben, etwa, dass kein Betreuungsvertrag abgeschlossen wird. Der oder die Betroffene muss darüber informiert werden, dass er die Einwilligung jederzeit (für die Zukunft) ganz oder teilweise widerrufen kann – die bis dahin erfolgte Datenverarbeitung bleibt aber rechtmäßig (also etwa Fotos in der Entwicklungsdokumentation). Wo die Daten jedoch noch fortwirken, müssen sie nach einem Widerruf vernichtet bzw. gelöscht werden, also etwa Fotos auf der Kitawebsite. Schließlich muss eine Einwilligung grundsätzlich schriftlich vorliegen – dies dient dem Nachweis auf seiten der verantwortlichen Stelle.
  3. Kindergruppen mit 8/10/12/15 oder mehr Kindern kann ich doch aber immer, auch ohne Einwilligung, fotografieren?! Nein! Bei Fotos treffen die allgemeinen Datenschutzregeln mit den Regelungen aus dem Kunsturhebergesetz zusammen. Und das letztere sieht nochmal explizit vor, dass Fotos von Personen grundsätzlich nur mit deren Einwilligung gemacht und veröffentlicht werden dürfen. Ausnahmen gelten für Fotos aus dem Bereich der Zeitgeschichte, Fotos mit künstlerischem Anspruch, von Versammlungen oder Aufzügen, an denen die abgebildeten Personen teilgenommen haben oder Fotos, auf denen die abgebildeten Personen nur Beiwerk sind. Die letzten beiden Ausnahmen sorgen regelmäßig für den Irrglauben, dass man Gruppen doch immer ohne Einwilligung fotografieren dürfe.
  4. Wie verhalten wir uns, wenn Eltern bei Festen Fotos machen?
  5. Dürfen Fotos der Kinder ins Portfolio oder eine Fotodokumentation?

II. erweitertes Führungszeugnis

  1. Wie lange muss ich das erweiterte Führungszeugnis aufbewahren?
  2. Gehört das Führungszeugnis in die Personalakte?
  3. Brauche ich von Schülerpraktikant*innen auch ein Führungszeugnis?
  4. Wer zahlt für das Führungszeugnis während eines Arbeitsverhältnisses?

III. Videoüberwachung in der Kita

  1. Darf der Arbeitgeber einfach so ohne Ankündigung die Arbeitnehmer filmen und dann hinterher mit ihnen auswerten?
  2. Darf der Pausenraum videoüberwacht werden?
  3. Die Videokamera nimmt auch Ton auf – in Ordnung?
  4. Wir haben Probleme, dass immer Sachen aus der Garderobe verschwinden, dürfen wir eine Kamera aufhängen?
  5. Müssen wir darauf hinweisen, dass es sich um eine Attrappe handelt?

IV. Aufbewahrungsfristen

  1. Wie lange muss man Daten von Kindern aufbewahren?
  2. Wie lange müssen schriftliche Unterlagen aufbewahrt werden?
  3. Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

V. Datensicherheit

  1. Wie muss man die Entwicklungsdokumentation nach Feierabend aufbewahren?
  2. Wie bewahrt man das Gruppenbuch nach Feierabend auf?
  3. Muss die Entwicklungsdokumentation immer in einem verschlossenen Schrank sein?
  4. Dürfen wir den Kitaschlüssel an Eltern geben?
  5. Dürfen Erzieher die Entwicklungsdokumentation mit nach Hause nehmen?

VI. Kinderdaten

  1. Was für Daten dürfen wir zu den Kindern abfragen?
  2. Dürfen wir erfassen, ob Kinder Migrationshintergrund haben oder welcher Nationalität sie angehören?

VII. sonstige Daten

  1. Dürfen Telefonlisten zum Ausfüllen an der Tür hängen?
  2. Wir haben ein Gruppenbuch, in das die Eltern morgens Besonderheiten und Abholberechtigte für den Tag eintragen – in Ordnung?
  3. Die Eltern wollen gerne eine WhatsApp-/Facebook-Gruppe mit den Erziehern führen, ist das zulässig?

VIII. Datenübermittlung

  1. Dürfen die Elterndaten an den neu gegründeten Förderverein weitergegeben werden?
  2. Dürfen wir uns mit anderen Institutionen austauschen?
  3. Jemand von der Polizei/Jugendamt hat angerufen und will wissen, ob uns bei einem Kind was aufgefallen ist – wie verhalten wir uns?
  4. Dürfen wir die Entwicklungsdokumentation einfach so an die Schule weitergeben?

IX. Arbeitnehmerdatenschutz

  1. Dürfen Notizen von Kollegen in meine Personalakte aufgenommen werden?
  2. Darf ich in meine Personalakte schauen?
  3. Darf ich einen Anwalt bzw. eine Anwältin mitnehmen?
  4. Ich habe vor 3 Jahren eine Abmahnung wegen Zuspätkommens erhalten, darf ich verlangen, dass die aus der Personalakte entfernt wird?
  5. Muss ich meinem oder meiner Arbeitgeber*in mitteilen, welche Krankheit ich habe?
  6. Darf der bzw. die Arbeitgeber meinen Impfstatus abfragen?
  7. Darf der oder die Arbeitgeber*in den Eltern mitteilen, warum ich gekündigt wurde?

X. Haftung

  1. Wer haftet bei einem Datenleck?
  2. Was droht dem Träger bei einem Datenleck?

Fragen hierzu? Wir sind gerne für Sie da!

von Rechtsanwältin Nele Trenner

VEST Rechtsanwälte LLP

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FAQ – Datenschutz im Kitaalltag
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