Datenspeicherung, Datenverarbeitung, Datennutzung – Muster für die richtige Datenschutz-Einwilligung erstellen
Regelmäßig liegen hier zur Prüfung Einwilligungserklärungen zur Datennutzung vor.
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So heißt es in der Anlage zu einem Betreuungsvertrag etwa:
„Den Eltern ist bekannt, dass zur ordnungsgemäßen Erfüllung dieses Vertrages die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Speicherung personenbezogener Daten erforderlich ist.
Hierzu erteilen die Eltern ihr Einverständnis.“
Diese Formulierung ist erstaunlich und überflüssig – als Einwilligung aber sicherlich nicht ausreichend.
Denn der Vertragspartner darf selbstverständlich bereits nach dem Gesetz Daten erheben, verarbeiten, nutzen und speichern, die zur Erfüllung des Vertrags erforderlich sind. Das wären etwa der Name des Kindes, der Name der Eltern, die Anschrift und Kontaktdaten, aber auch das Alter des Kindes. Für diese Daten und deren Nutzung ist dann aber keine Einwilligung erforderlich. Die gesetzliche Erlaubnis greift.
Eine Einwilligung wäre aber erforderlich, wenn darüber hinausgehende Daten erhoben werden sollen, die für die Vertragserfüllung selbst nicht notwendig, aber vielleicht sinnvoll sind. Dazu könnte etwa die Konfession oder Herkunft gehören.
Hierfür wäre der oben zitierte Text aber nicht ausreichend. Denn die Eltern werden schon gar nicht darüber informiert, welche Daten erhoben und wozu sie benötigt werden.
Eine grundsätzlich in Schriftform zu erteilende Einwilligung in jegliche Datennutzung (die nicht schon gesetzlich erlaubt ist) muss im Wesentlichen drei Punkte beachten:
1. Sie muss informiert sein.
Der Betroffene muss also darüber in Kenntnis gesetzt werden, was mit welchen Daten wie geschehen soll und was der Zweck der Datennutzung ist.
Beispiel Fotos: In der Kita werden ständig Fotos gemacht. Diese können für verschiedenste Zwecke genutzt werden, etwa für das Sprachlerntagebuch/die Dokumentation der Kindesentwicklung, die Pinnwand im Gruppenraum, die Kita- oder Facebookseite oder zur Bebilderung eines Artikels in den Medien. Über sämtliche von der Kita angedachte Zwecke müssen die Betroffenen (bzw. bei Kindern deren Eltern) informiert werden und zu jedem einzelnen Zweck muss die Ablehnung möglich sein. Wollen die Eltern also Fotos in der Dokumentation, aber nicht in der Öffentlichkeit, muss dies möglich sein und von der Kita selbstverständlich beachtet werden!
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2. Sie muss freiwillig sein.
Dem Betroffenen dürfen also keine Nachteile daraus erwachsen, dass er die Einwilligung verweigert. Im Fall der Kita muss das Kind also trotzdem aufgenommen und genauso betreut werden können, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
Umstritten ist, ob z.B. Arbeitnehmer freiwillig eine Einwilligung abgeben können, oder ob da nicht immer der Zwang im Hintergrund steht, ggf. den Arbeitsplatz zu verlieren. Auch dies betrifft am häufigsten die Frage nach Mitarbeiterfotos oder Kontaktdaten auf der Webseite.
3. Sie muss jederzeit (ggf. für die Zukunft) frei widerruflich sein und hierauf muss auch hingewiesen werden.
Der Betroffene muss also jederzeit die Möglichkeit haben, seine einmal erteilte Einwilligung – etwa in die Nutzung von Fotos – zu widerrufen.
Eine Einwilligung zur Nutzung bestimmter personenbezogener Daten für die Vertragserfüllung ist also in der Form praktisch gar nicht möglich. Denn wird die Einwilligung verweigert oder später widerrufen, wäre die Vertragsdurchführung schlicht unmöglich. Lediglich für weitergehende Zwecke als die Vertragserfüllung ist eine Einwilligung – unter Beachtung der obigen Voraussetzungen – erforderlich.
Und nach Vertragsbeendigung? Da werden die Daten eben gerade nicht mehr für die Vertragserfüllung benötigt. Spätestens nach Ablauf bestimmter Fristen müssen die Daten gelöscht werden.
Werden die genannten Voraussetzungen nicht erfüllt, ist die Einwilligungserklärung fehlerhaft und die Datenerhebung, -verarbeitung, -nutzung und -speicherung kann hierauf nicht gestützt werden.
Kitas, Horte und Tagespflegeeltern tun auch gut daran, Einwilligungserklärungen bzw. deren Beschränkung unbedingt zu beachten. Tatsächlich ist es bereits zu Abmahnungen gekommen, weil ein Kind plötzlich recht prominent auf der Webseite auftauchte. Das wurde dann leider etwas teurer für die Kita.
von Rechtsanwältin Nele Trenner
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