Datensicherheit ist auch im Kindergarten, Hort oder Schulsekretariat selbstverständlich durchaus ein Thema: schließlich soll der Bürorechner auch morgen noch funktionieren und Zugriff auf Akten und Anschriften geben.
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Die meisten Kitas, Horte und Schulen bieten inzwischen selbstverständlich auch die Kommunikation via E-Mail an. Aber wie schnell ist es passiert und es hat doch jemand auf eine verseuchte E-Mail nebst Anhang gedrückt…
Die wichtigste Frage, nämlich ob der Absender bekannt ist, ist bei Anfragen von noch unbekannten Familien im Kitabereich natürlich schwierig zu beantworten. Nichts desto trotz sollte der erste Blick auf den Absender gehen: Kenne ich den Namen und macht die Mailendung Sinn?
- Beispiel: Name.Vorname@xy.ru kommt möglicherweise bei russischen Familien vor, bei einem spanischen oder deutschen Namen aber wahrscheinlich eher nicht.
Als nächstes ist ein kurzer Abgleich von vermeintlichem Absender und dem Betreff sinnvoll.
Denn spätestens wenn mir angeblich ein deutscher Caterer mit deutscher Firmierung unter der oben genannten Mailadresse eine vermeintliche Rechnung als *.doc oder *.zip schickt, sollten die Alarmglocken schrillen.
Sofern Sie keine bilinguale Kita sind, werden Sie vermutlich auch nur Mails in deutscher Sprache erwarten – fremdsprachliche Mails können also ebenfalls ein Hinweis sein. Gleiches gilt (dem Grundsatz nach) für E-Mails mit vielen Fehlern, schlechtem Deutsch usw.
Dann kommt schon die Frage nach dem Empfänger. Viele Admininstratoren stellen eine sogenannte Catch-All-Mail-Adresse ein. Auf dieser Adresse laufen dann alle Mails an die Seite mit beliebigem Teil vor dem @ auf, sofern diese nicht gesondert tatsächlich vergeben sind.
- Beispiel: Bei Ihnen hat jeder Erzieher eine eigene Mail-Adresse vorname@musterkita.de und zusätzlich gibt es die Catch-All-Adresse buero@musterkita.de. Erhalten Sie jetzt eine Mail an den Empfänger info@musterkita.de, wissen Sie jedenfalls, dass sich jemand im besten Fall nur keine Mühe gegeben oder im schlechtesten Fall Viren an Sie geschickt hat.
Gefährlich sind aber auch die Mails, die keine Empfänger ausweisen (weil es nämlich eine Vielzahl Empfänger dieser identischen Mail gibt), die eine Vielzahl von Empfängern ausweisen (da ist der Spammer einfach etwas sorglos) oder die nur eine „Antworten an“ anzeigen. Denn wenn Ihnen jemand ein wichtiges Dokument schickt, dann will er es doch eigentlich nur Ihnen schicken, oder?!
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Ebenfalls zum Empfänger gehört die Frage der Anrede in der Mail. Die meisten Kitas benennen in ihrem Impressum einen Ansprechpartner. Bei vermeintlichen Vertragspartnern, die nur an „sehr geehrte Damen und Herren“ schreiben, ist also ebenfalls Vorsicht geboten.
Schließlich sollte in Ihrem Mailclient unbedingt eingestellt sein, dass alle (also auch bekannte) Dateiendungen eingeblendet werden. Ein beliebter Trick ist es nämlich, die verseuchte ausführbare Datei, die eigentlich auf .exe endet, ungefähr wie folgt zu benennen: „ganzungefaehrlichedatei.doc.exe“. Was passiert? Die Dateiendung .exe ist bekannt und wird daher ausgeblendet, der Empfänger sieht nur noch den Dateinamen „ganzungefaehrlichedatei.doc“ und klickt zum Öffnen, der Schadcode wird ausgeführt.
Ebenfalls beliebt und ebenfalls gefährlich ist der Link in der E-Mail, auf den man zwecks Datenabgleich klicken soll. Überprüfen Sie diesen Link genau. Handelt es sich angeblich um eine Seite, bei der Sie tatsächlich ein Kundenkonto besitzen, rufen Sie die Seite lieber direkt und nicht über den Link auf. Ist die E-Mail valide, werden Sie auch beim Direktaufruf der Seite die Möglichkeit zum Datenabgleich erhalten – und wenn nicht, dann können Sie froh sein, Schlimmeres verhindert zu haben.
Einzelne dieser Punkte werden sicherlich bei vielen Mails erfüllt sein, aber in der Gesamtschau kommen Sie gefährlichem Spam so vielleicht eher auf die Schliche.
Und wenn es doch einmal passiert? Kühlen Kopf bewahren und den Rechner auf Schadcode hin überprüfen und ggf. entfernen. Antivirenscanner sollten selbstverständlich immer auf dem aktuellsten Stand gehalten werden – wie übrigens das gesamte Computersystem.
von Rechtsanwältin Nele Trenner
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