Gestaltung von Zusatzvereinbarungen neben dem Betreuungsvertrag nach Berliner KitaFöG und RV Tag 2014 – was ist zulässig, was wirtschaftlich sinnvoll?
Das gesamte Feld „Zuzahlungen“ ist und bleibt stark undurchsichtig.
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Bis zu einer vertraglichen und/oder gesetzlichen Neuregelung muss jedoch mit den vorhandenen Regelungen vorlieb genommen werden. Diese unklare Lage eröffnet jedoch auch Spielräume.
Die Senatsverwaltung selbst als Vertragspartner der Rahmenvereinbarung (RV Tag) und als Aufsichtsbehörde hat bisher keine einheitliche Linie erkennen lassen. Eine verlässliche Einstufung von Zusatzleistungen seitens ihrer Mitarbeiter als zulässig oder unzulässig ist nicht zu entdecken. Nur zu ein paar wenigen Punkten gibt es ein eindeutiges „Das-geht-gar-Nicht“:
Einmalige Zahlungen für Aufnahmegebühren, Kautionen, Reservierungsgebühren, Freihaltegelder, Erstausstattungsbeträge und vergleichbare Zahlungen ebenso wie regelmäßige Beteiligungen an den Kosten für die gesetzlich vorgebenden Personal- und Raumstandards, Reinigungskosten oder ähnliches.
Gleiches soll gelten für eine Beteiligung der Eltern zur Aufbringung des 7%igen Träger-Eigenanteils (Ausnahme bei EKT), das Verlangen von Barzahlungen für das Begleichen der Kosten der besonderen Leistungen (nicht gemeint sind Einmalzahlungen für Ausflüge auf das Träger-konto) und automatische/jährliche Steigerungen der Zuzahlungsbeträge.
Klar positioniert ist die Verwaltung auch hinsichtlich einer mit Zahlungsverpflichtungen einhergehenden Pflichtmitgliedschaft im Träger- oder Förderverein.
Als behördlich akzeptiert sind uns bekannt u.a.: Frühstück/Vesper, Hygieneartikel, Sauna, Ausflugsgelder, Schwimmkurs, Bio-Aufschlag, Personal über den gesetzlichen Standard hinaus, bilinguales Angebot.
Aufgrund der unklaren Lage lassen sich jedoch auch andere pädagogische Zusatzangebote gut begründen. In Betracht kommen zum Beispiel zusätzliche Kosten für spezielles für die Umsetzung eines besonderes pädagogischen Konzepts erforderliches Material (Montessori, Waldorf u.ä.).
Wie oben erwähnt sind Zuzahlungen für die gesetzlichen Raumstandards nicht zulässig. Diese Haltung der Senatsverwaltung ist für viele Träger in wirtschaftlicher Hinsicht sehr belastend. Die für Vermieter sehr positive Entwicklung am Immobilienmarkt hat die Mietkosten, die pauschal in die Zahlungen nach den Kostenblättern des RV Tag eingestellt wurden, rasant überholt. Eine Rauslösung der Mietkosten aus den Pauschalen (nach Hamburger Vorbild) halten wir daher für unabdingbar.
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In wirtschaftlicher Hinsicht sei auf Folgendes hinzuweisen: Zunächst ist es wichtig, vertraglich zu fixieren, dass analog zum Betreuungsvertrag die vereinbarten Beiträge auch zu zahlen sind, wenn während Schließ- und Ferienzeiten sowie bei krankheitsbedingter Abwesenheit oder bei sonstigen Fehlzeiten, das Angebot nicht oder nicht in vollem Umfang in Anspruch genommen wird.
Von höchster Bedeutung dürfte jedoch sein, sich im Zuge der genauen Kalkulation des Zusatzbeitrags bewusst zu werden, welche Kosten im Rahmen der Bereitstellung der zusätzlichen Leistung wirklich anfallen. Immer wieder begegnen uns Träger, die Mühe haben, mit den zusätzlichen Einnahmen über die Runden zu kommen.
Auf unsere Nachfrage, wie zum Beispiel der Zusatzbeitrag für Frühstück und Vesper ermittelt wird, lautet die Antwort meist: „Ja, also wir separieren die Bons beim Einkauf … das war’s.“
Vergessen wird dabei leicht, dass das zusätzliche Essen nur angeboten werden kann, wenn eine Person die Zutaten einkauft (anteilige Kfz-Kosten, Personalkosten), eine andere sie zubereitet (anteilige Energie- und Personalkosten), jemand es austeilt und hinterher den Abwasch macht (anteilige Personal- und Energiekosten).
Außerdem steigen bei erhöhten Umsätzen die Kosten u.a. der Steuerberatung und last but not least entsteht erhöhter Verwaltungsaufwand beim Träger selbst durch die separate Verbuchung und Abrechnung.
Um später im Rahmen des „nachvollziehbaren Nachweises“ für die Eltern nicht in erhebliche Darstellungs- und Abgrenzungsschwierigkeiten zu geraten, bietet sich die Vereinbarung pauschalierter Allgemeinkosten an. So könnte es zum Beispiel heißen:
„In die Berechnung der Kosten für die Erstellung der zusätzlichen Mahlzeit werden folgende Kosten eingestellt: Wareneinsatz, anteilig Verwaltung, Personal, Energie. Dem Träger bleibt es vorbehalten, über die Verwendung anhand eines konkreten Einzelnachweises oder durch die Anwendung eines pauschalen Satzes in Höhe von xyz % des Wareneinsatzes abzurechnen.
Sinnvoll können auch zusätzlich Klauseln zur Anpassungsmöglichkeit des Zusatzbeitrags bei Änderung von Preisindizes sowie bei Änderung des Umsatzsteuersatzes sein.
Um Missverständnisse zu vermeiden, empfehlen wir außerdem, den Abrechnungszeitraum (Kalenderjahr, Geschäftsjahr oder Kita-Jahr) in die Vereinbarung aufzunehmen genauso wie die Form, in der die Abrechnung erbracht wird und innerhalb welcher Frist gegen diese Einwände in welcher Form (schriftlich, per Email o.ä.) vorgebracht werden müsse.
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