WhatsApp – nichts als Pflichten für die Kita?!

Oft kommen Kita-Träger auf uns zu, die etwas ratlos sind: Sie mussten feststellen, dass die Erzieher mit den Eltern der im Kindergarten, Kita oder Hort betreuten Kinder eine WhatsApp-Gruppe betreiben – vornehmlich zum Informationsaustausch in der Gruppe. Von wem die Initiative nun ausging, sei dabei erstmal nebensächlich.

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Problematischer wird, wenn die Erzieher dann auch noch Fotos vom heutigen Ausflug oder dem riesigen Bauklötzeturm mitsamt seinen kleinen Errichtern verschicken. 

Auch Fotos sind personenbezogene Daten

Denn hier wird es plötzlich sehr persönlich. Auch Fotos sind personenbezogene Daten, wenn die Kinder erkennbar sind. Und wahrscheinlich gab es vorher keine Einwilligungserklärung der Eltern zur Verwendung der Fotos bei WhatsApp und Co.

Was hat nun der Träger zu regeln?

Den Träger treffen hierbei diverse Pflichten. Denn er ist verantwortliche Stelle für den Schutz der personenbezogenen Daten der bei ihm betreuten Kinder – und übrigens auch der Eltern und der Erzieher und sonstigen Arbeitnehmer. Fallen bei ihm diese Daten an, muss er alles Notwendige unternehmen, um eine Verletzung des Datenschutzes zu vermeiden.

Dazu gehört zum einen, dass der Träger sich erstmal Gedanken dazu macht, ob WhatsApp und Co. in seiner Kita benutzt werden dürfen oder nicht und wenn ja, von wem. Den Eltern untereinander kann der Träger eine solche Gruppe nicht verbieten, sie entzieht sich dann aber auch völlig seinem Einflussbereich. Bei den Erziehern sieht das anders aus und der Träger tut auch gut daran, hier Regelungen zu treffen.

Verpflichtung auf das Datengeheimnis

Dann sollte den Erziehern klar gemacht werden, dass sie gegen ihre Verpflichtung auf das Datengeheimnis verstoßen, wenn sie einfach so Kinderfotos über WhatsApp und Co. verschicken. Denn für die Erfüllung des Betreuungsvertrags ist das Verschicken von Fotos nicht notwendig – es wird also unbedingt eine (freiwillige, jederzeit widerrufliche und vor allem informierte) Einwilligung hierzu von den Eltern (und jedem möglicherweise auch gezeigten Erzieher) benötigt.

Einwilligung zur Verwendung bei WhatsApp?

In dieser Einwilligung müssen die Eltern auch darüber informiert werden, dass WhatsApp die darüber verschickten Daten außerhalb der EU verarbeitet und speichert und dass sich diese damit dem Einflussbereich und insbesondere dem Schutzbereich des europäischen Datenschutzes entziehen. Wie wann irgendwelche Dritten auf diese Daten zugreifen können, ist damit völlig offen und für den Träger nicht beeinflussbar.

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Regelung per Dienstanweisung

Weiterhin muss der Arbeitgeber – etwa im Rahmen einer Dienstanweisung – regeln, für welche Inhalte die Apps genutzt werden dürfen: Also nur zur allgemeinen Information „Morgen bitte Kinder warm und wasserdicht anziehen, wir haben einen Waldtag, egal wie das Wetter ist“ oder für alles? Soll es kitagruppenübergreifende Gruppen geben oder jeweils nur für die kleine Kindergruppe? Kann jeder mitmachen oder sollte man den Zugang beschränken?

Die Einwilligungserklärungen und die Dienstanweisungen sowie die Verpflichtungen auf den Datenschutz sollten sowieso schriftlich erfolgen und vorliegen – zum einen aus Nachweisgründen, aber auch, um regelmäßig prüfen zu können, ob diese noch auf dem aktuellen Stand sind.

Wer nicht will, muss auch nicht!

Wichtig ist dabei auch: Verweigert eine Familie die Einwilligung, darf sie deswegen nicht benachteiligt werden. Gleichzeitig muss aber sichergestellt werden, dass keinesfalls Fotos des betroffenen Kindes über WhatsApp verteilt werden. Hierfür ist der Träger verantwortlich!

Drohen Schadensersatzansprüche?

Denn verletzt er diese Pflicht (egal ob er nun selbst oder durch einen Erzieher ein Bild verschickt), drohen Schadensersatz-/Schmerzensgeldansprüche. Außerdem kann er auf Unterlassung in Anspruch genommen werden.

Und sonst?

Daneben handelt es sich aber auch um eine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit, wie § 43 Abs 2 BDSG regelt:

Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder fahrlässig

1. unbefugt personenbezogene Daten, die nicht allgemein zugänglich sind, erhebt oder verarbeitet,

2. unbefugt personenbezogene Daten, die nicht allgemein zugänglich sind, zum Abruf mittels automatisierten Verfahrens bereithält,

3. unbefugt personenbezogene Daten, die nicht allgemein zugänglich sind, abruft oder sich oder einem anderen aus automatisierten Verarbeitungen oder nicht automatisierten Dateien verschafft, […]

Und die kann richtig teuer werden:

Die Ordnungswidrigkeit kann im Fall des Absatzes 1 mit einer Geldbuße bis zu fünfzigtausend Euro, in den Fällen des Absatzes 2 mit einer Geldbuße bis zu dreihunderttausend Euro geahndet werden. Die Geldbuße soll den wirtschaftlichen Vorteil, den der Täter aus der Ordnungswidrigkeit gezogen hat, übersteigen. Reichen die in Satz 1 genannten Beträge hierfür nicht aus, so können sie überschritten werden. (§ 43 Abs. 3 BDSG)

Wenn der Träger auch noch einen Datenschutzbeauftragten haben sollte, aber nicht hat, wird es noch teurer.

Aber auch die Fachaufsichtsbehörden könnten durchaus Anstoß an der Behandlung personenbezogener Daten finden und ggf. die Betriebserlaubnis entziehen, wenn sie das Wohl der betreuten Kinder in der Einrichtung als gefährdet ansehen.

Träger tun also gut daran, die Sache nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Geschulte Mitarbeiter und informierte Eltern sind Voraussetzung für einen erfolgreichen Datenschutz.

von Rechtsanwältin Nele Trenner

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