Bei einem Seminar vor einiger Zeit berichtete eine Teilnehmerin davon, dass bei ihnen im Keller der Kita viele Schätze lagern: umfangreiche Personalakten noch aus der Anfangszeit des wirklich ziemlich alten Trägers.
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Dass da interessante Dinge zum Vorschein kommen können, ist sicherlich richtig. Nichts desto trotz wird es irgendwann Zeit, Personalakten zu vernichten.
Grundsätzlich gilt: werden Daten für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt, sind sie zu löschen. So regelt § 35 Abs. 2 Nr. 3 BDSG:
Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn sie für eigene Zwecke verarbeitet werden, sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist.
Welche Zwecke das sind, ist in § 32 Abs. 1 BDSG geregelt:
Personenbezogene Daten eines Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist.
Man könnte also meinen, spätestens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt der Zweck der Speicherung und die Personalakte könnte vernichtet werden. Der Arbeitgeber hat dann doch eigentlich kein Interesse mehr an einer weiteren Speicherung.
Ganz so einfach ist es natürlich nicht. Denn zum einen könnten sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber noch Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend machen. Die Verjährungsfristen (bzw. auch Verfallsfristen aus dem Arbeits- oder Tarifvertrag) sollten also noch abgewartet werden.
Darüber hinaus hat der Träger vielleicht eine Betriebsrente für den Arbeitnehmer angelegt. Zweck dieser Daten ist natürlich, dass zum Eintritt ins Rentenalter die Daten vorhanden sind und der Arbeitnehmer seine Betriebsrente erhält. Hier rechtfertigt der Zweck eine längere Aufbewahrung.
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Allerdings gibt es natürlich noch einige gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die eine vorzeitige Löschung verhindern.
Hauptsächlich betrifft dies Lohnunterlagen und Arbeitszeitnachweise. Lohnunterlagen müssen nach § 41 EStG 6 Jahre, in Einzelfällen sogar 10 Jahre, aufbewahrt werden, Arbeitszeitnachweise etwa nach § 17 Mindestlohngesetz sowie § 19 Arbeitnehmerentsendegesetz mindestens 2 Jahre.
Was ist also zu tun? Gehen Sie regelmäßig die Personalakten durch und vernichten/löschen alle Daten, die nicht mehr erforderlich sind und für die keine Aufbewahrungsfristen mehr laufen – so bleiben die Personalakten und Ihr Platzbedarf übersichtlich.
Und: Fehlerhafte Daten sind selbstverständlich auf Verlangen des Arbeitnehmers sofort zu löschen bzw. zu sperren. An einer Speicherung/Aufbewahrung falscher Datensätze kann der Arbeitgeber nämlich überhaupt kein berechtigtes Interesse haben.
von Rechtsanwältin Nele Trenner
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