Wie lange müssen in Krippe, Kita und Hort die jeweiligen Verbandbücher und die Unfallanzeigen aufbewahrt werden?
Immer wieder wird die Frage in unseren Fortbilungsveranstaltungen, Workshops und Seminaren von Hort- und Kindergartenleitungen gestellt:
Die Aufbewahrungsfrist für Verbandbuch (Unfallbuch) und bei der Unfallkasse gemachte Unfallanzeigen beträgt 5 Jahre. Und zwar mindestens. Mit Ablauf dieser Frist ist zu prüfen, ob die Unterlagen noch gebraucht werden oder vernichtet werden können. Dabei ist diese Prüfung nicht etwas, was man nach Belieben in die Zukunft verschieben kann.
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Denn der Datenschutz gebietet, dass man sich schon genau Gedanken darüber macht, ob es wirklich erforderlich ist, sensible personenbezogene Daten länger als notwendig aufzubewahren. Erforderlich mag das sein, wenn ein Vorfall oder ein Unfall nicht endgültig abgeschlossen ist, zum Beispiel weil eine Heilbehandlung noch andauert und nicht absehbar ist, was sich daraus noch entwickelt. Oder wenn ein Gerichtsverfahren noch rechtshängig ist, was über mehrere Instanzen und bei kompliziertem Sachverhalt durchaus mal vorkommen kann.
Wird dagegen festgestellt, dass gegen eine Entsorgung dieser Unterlagen nichts mehr spricht, so sind diese tatsächlich auch datenschutzkonform vernichtet werden. Und zwar nach Ablauf der 5 Jahre dann auch sehr unverzüglich.
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Denn es gilt das Gebot der sogenannten Datensparsamkeit, d.h. es ist beim Umgang mit sensiblen, personenbedingten Daten jederzeit darauf zu achten, dass diese nur sehr sparsam, also nur soweit wie wirklich erforderlich, erhoben, gespeichert und aufbewahrt werden.
Werden personenbezogene Informationen nicht mehr benötigt, dürfen sie nicht mehr aufbewahrt werden, es sei denn es gibt hierzu gesetzliche Vorgaben.
Wenn es also zu einem Einbruch in einer Einrichtung kommen sollte und dabei auch die 7-8 Jahre alten Unfallbücher entwendet werden, sollte man als Träger oder gegebenenfalls Kitaleitung besser gute Argumente parat haben, warum diese angeblich noch benötigt worden seien.
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