Was hat in einer Personalakte nichts zu suchen und darf es auch eine zweite „geheime“ geben?
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Was darf und was darf nicht rein? Diese Fragen stellen sich in Hinblick auf Erzieherinnen und Erzieher häufig natürlich auch Kita- und Hortträger. Man will nichts falsch machen, allerdings auch nichts übersehen bzw. nicht aufnehmen und sich wohl möglich später ärgern.
Wichtig ist daher zu wissen: Explizite gesetzliche Vorgaben gibt es zum zulässigen Inhalt einer Personalakte nicht. Zur Beantwortung dieser Frage müssen aber unter anderem der Datenschutz oder die Persönlichkeitsrechte eines Erziehers als betroffenen Arbeitnehmer stets berücksichtigt werden.
Als Merksatz gilt grundsätzlich: Was bei Bewerbungsgesprächen nicht gefragt werden darf, ist auch kein geeigneter Inhalt für die Personalakte.
Das bedeutet: Der Kinderwunsch oder etwa die außereheliche Liebesbeziehung sind Bereiche der Privatsphäre, die in eine Personalakte nicht aufgenommen werden dürfen. Nur ausnahmsweise können Informationen, die das Privatleben allgemein betreffen, zulässig sein. Dies ist dann der Fall, wenn Ereignisse, die sich im außerdienstlichen Bereich gegeben, auf das Arbeitsverhältnis durchschlagen. Darunter fallen beispielsweise Vorstrafen oder ärztliche Mitteilungen zum derzeitigen Gesundheitszustand, wobei diese Informationen ganz besonders geschützt und gesichert werden müssen.
Generell müssen Personalakten sorgfältig aufbewahrt werden und die Inhalte sind vertraulich zu behandeln. Es dürfen nur der betroffene Arbeitnehmer selbst und speziell zum Zugriff befugte Arbeitnehmer den Zugriff auf sie haben. Die Weitergabe der vertraulichen Inhalte der Personalakte ist, gleich ob schriftlich, per E-Mail oder etwa im lockeren Gespräch, verboten.
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Darf es eine zweite Personalakte geben?
Die Akte kann mehrgeteilt sein, das heißt an verschiedenen Orten in Papier oder auch in elektronischer Form gespeichert werden. Es können somit auch mehrere Akten bzw. Datenspeicherorte existieren. Eine „Geheimakte“ zu einem oder einer Angestellten darf der Arbeitgeber dagegen nicht führen!
Ein Arbeitnehmer muss somit darauf hingewiesen werden, wenn er bzw. sie um Einsicht bittet, dass es mehr als eine Akte mit Informationen zu ihm oder ihr gibt. Ein Träger darf folglich aus der Existenz von weiteren Aufzeichnungen zum jeweiligen Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin, sei es Erzieher, Hausmeister oder Küchenkraft, kein „Geheimnis“ machen.
Ein Arbeitnehmer hat ein Recht darauf, zu jeder Zeit Einsicht in die Personalakte zu verlangen und sollte dies auch in regelmäßigen Abständen wahrnehmen. Einen Rechtsanwalt bei der Akteneinsicht hinzuzuziehen, um die Rechtmäßigkeit der Akte zu überprüfen, wird dabei als nicht zulässig erachtet – solange der Arbeitgeber es seinem Personal ermöglicht, Kopien oder Fotos von dem Inhalt seiner Personalakte zu machen.
Was vielleicht viele nicht wissen: Ein weiteres wichtiges Recht eines Arbeitnehmers ist, dass dieser seine Akte auch selbst ergänzen darf. Es kann daher darum gebeten werden, beispielsweise Gegenvorstellungen zu einer Abmahnung in die Personalakte mit aufnehmen zu lassen.
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