Das kleine 1×1 der Datenschutz-Eltern-Einwilligungserklärungen
Vor einigen Tagen wurde mir eine doch recht umfangreiche Einwilligungserklärung zur Prüfung vorgelegt. Immerhin über vier Seiten wurde – vermeintlich – erklärt, wofür warum welche Daten von Schülern für ein Sozialarbeiterprojekt über mehrere Jahre wie lange wo aufbewahrt und verarbeitet werden sollen.
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Problem war nur – und das ist den Eltern eben zum Glück auch aufgefallen – dass tatsächlich nichts erklärt wurde. Allgemeinfloskeln wie „wir verwahren die Daten datenschutzkonform“ oder „nur einige Mitarbeiter haben Zugriff“ und ähnliches sind hier überhaupt nicht tauglich!
Es war also nicht klar, wofür bei einem Gruppen- bzw. sogar Schulprojekt überhaupt personenbezogene Daten einzelner Schüler erforderlich sein sollten, wie lange die Daten wofür aufbewahrt werden sollen, was bei einer Verweigerung der Einwilligung oder gar einem späteren Widerruf passiert.
Immerhin wurde die verantwortliche Stelle benannt, an die sich die Eltern jetzt mit all diesen Fragen wenden können, bevor sie die Einwilligungserklärung unterzeichnen.
Wie macht man es denn nun aber richtig mit der Einwilligungserklärung?
Eine wirksame Einwilligung besteht aus mehreren Elementen, nämlich umfassender und verständlicher Information, Freiwilligkeit, Schriftform und ggf. freie Widerruflichkeit.
Eine Einwilligung muss daher
- vom Betroffenen (oder bei Kita- und Grundschulkindern von seinen gesetzlichen Vertretern) freiwillig gegeben werden,
- auf den vorgesehenen Zweck der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung sowie,
- soweit nach den Umständen des Einzelfalles erforderlich oder auf Verlangen, auf die Folgen der Verweigerung der Einwilligung hinweisen.
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Der Betroffene muss vorher also erfahren, was mit welchen Daten von wem unter welchen Bedingungen wie lange konkret gemacht werden darf, wer diese Daten erhält bzw. an wen sie übermittelt werden und was aus einer Verweigerung oder einem späteren Widerruf folgt.
Die verantwortliche Stelle tut auch gut daran, zu überlegen, welche Daten für den bestimmten Zweck überhaupt tatsächlich notwendig sind, welche Daten eventuell auch in anonymisierter oder pseudonymisierter Form genügen.
Oft genug kann man feststellen, dass die Datenmenge überhaupt nicht erforderlich ist, sondern vielleicht nur in dem Moment bequem. Zu viele Daten sammeln bedeutet aber auch, zu viele Daten schützen zu müssen.
von Rechtsanwältin Nele Trenner
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