Erweitertes Führungszeugnis in die Personalakte? Ja? Nein?
Für Träger, die die “Arbeit am Kind” leisten, also auch und gerade für Träger der freien Jugendhilfe, besteht die Verpflichtung, sich vor der tatsächlichen Arbeitsaufnahme bei Einstellungen, anlassbezogen und im Folgenden in gewissen regelmäßigen Zeitabständen vom Personal ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen zu lassen.
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In welchen zeitlichen Abständen das erweiterte Führungszeugnis erneut abgefordert werden muss, ist dabei nicht immer ganz klar. Die Rahmenvereinbarung über die Finanzierung und Leistungssicherstellung der Tageseinrichtungen (Rahmenvereinbarung – RV Tag) in Berlin spricht in § 3 Abs. 7 zum Beispiel von “in der Regel längstens 5 Jahre”.
Auch die Rahmenvereinbarung zum Schutzauftrag der Kinder- und Jugendhilfe gemäß §§ 8a Abs. 4 und 72a Abs.2 u. 4 SGB VIII in Hamburg benennt regelmäßige Abstände “von maximal fünf Jahren”.
Da es sich aber in beiden Fällen um Höchstfristen handelt, raten wir in unseren Vorträgen, Seminaren und Workshops stets an, eher um einiges kürzere Zeitabstände zu wählen.
Wer vom Personal ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen muss, ist dagegen eindeutig: Und zwar – wie es die RVTag Berlin so treffend beschreibt – von jeder Person,
“die mit Kindern in der Kita in Kontakt kommen und bei denen nicht ausgeschlossen werden kann, dass sie auch außerhalb einer ständigen Anleitung und Aufsicht Kinder beaufsichtigen, betreuen, erziehen oder einen vergleichbaren Kontakt haben.”
Und das sind gegebenenfalls nicht nur Erzieher, sondern eben auch noch andere Personen in der Kita oder unter Umständen sogar Eltern, die regelmäßig in der Kita aushelfen.
Kommen wir zur Eingangsfrage, ob das erweiterte Führungszeugnis zur Personalakte zu nehmen ist:
Dies ist aus Gründen des Datenschutzes klar zu verneinen.
Denn es ist für die Feststellung, ob einschlägige Vorstrafen bei der betreffenden Person vorhanden sind, nicht erforderlich das vorgezeigte erweiterte Führungszeugnis auch zu archivieren.
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Hier reicht die Einsichtnahme und ein entsprechender Vermerk über das Nichtvorhandensein von einschlägigen Vorstrafen vollkommen aus. Das Führungszeugnis ist der betreffenden Person also wieder mitzugeben.
Dies ergibt sich auch indirekt aus der Hamburger “Empfehlung zum Verfahrensablauf der Anforderung und Dokumentation von erweiterten Führungszeugnissen – Anhang H”, als es dort richtigerweise heißt:
“ Der Träger bzw. die von ihm beauftragte Person verwahrt die Dokumentation über die Einsichtnahme der Führungszeugnisse so, dass unbefugten Dritten kein Zugang möglich ist. Der Träger oder die von ihm beauftragte Person vernichtet die nach Ziffer 3 gefertigten Aufzeichnungen unverzüglich, wenn es im Anschluss an die Einsichtnahme zu keiner Tätigkeitsaufnahme kommt. Im Übrigen sind die Aufzeichnungen spätestens drei Monate nach der Beendigung der Tätigkeit zu löschen.”
Aber auch § 72 Abs. 5 SGB VIII verlangt keine Aufbewahrung, d.h. Speicherung, in der Personalakte selbst! Stattdessen wird lediglich auf eine Einsichtnahme abgestellt, die vom Träger vorzunehmen ist und ausdrücklich nur erlaubt, dass von den eingesehenen (!)
„Daten nur den Umstand, dass Einsicht in ein Führungszeugnis genommen wurde, das Datum des Führungszeugnisses und die Information erheben, ob die das Führungszeugnis betreffende Person wegen einer Straftat nach Absatz 1 Satz 1 rechtskräftig verurteilt worden ist.“
Das erweiterte Führungszeugnis soll also gar nicht gespeichert oder irgendwo aufbewahrt werden dürfen! Daraus ergibt sich, dass es nach der Einsichtnahme an den jeweiligen Beschäftigten zurückzugeben ist.
Denn es kann ja auch sein, dass sich dort ganz andere, für die Beschäftigung in Kindergarten oder Hort völlig irrelevante Eintragungen befinden, die besser nicht anderen Unbefugten offenbar werden sollen. Letzteres kann bei einer Aufbewahrung im doch häufig eher schlecht gesicherten Trägerbüro natürlich eher zu befürchten sein, als im heimischen Geheimversteck, oder?!
von Rechtsanwalt Holger Klaus
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